Privacyverklaring

1. Wie we zijn

VaxFile is een app voor vaccinatiegegevens van Little Handy Apps. Verantwoordelijk voor je gegevens is:

E-mail: support@vaxfile.app

2. Welke gegevens we verwerken

Accountgegevens: je e-mailadres en wachtwoord (alleen opgeslagen als veilige hash).

Gezinsprofielen: naam, geboortedatum, geslacht, land en optionele foto van elke persoon die je toevoegt.

Vaccinatiegegevens: vaccin, datum, dosis, wie het vaccin heeft gegeven, en je notities. Vaccinatiegegevens zijn gezondheidsgegevens, een bijzondere categorie persoonsgegevens onder de AVG.

Gescande documenten (optioneel, Premium): foto's van vaccinatiedocumenten die je zelf scant.

Gebruiksstatistieken (optioneel): alleen als je daarmee instemt. Welke functies je gebruikt en hoe vaak je de app opent, gekoppeld aan je account-ID maar niet aan je e-mailadres, plus technische apparaatgegevens. Geen vaccinatiegegevens, geen IP-adres en geen locatie.

Aankopen: als je Premium koopt, je account-ID en aankoopgegevens.

Alleen op je apparaat: vaccinatieherinneringen, agenda-items en PDF-exports worden op je apparaat gemaakt. Wij ontvangen ze niet.

3. Doelen en rechtsgronden

• Je account aanmaken en beheren: uitvoering van onze overeenkomst met jou (art. 6 lid 1 sub b AVG).
• Vaccinatiegegevens en schema's opslaan en tonen: je uitdrukkelijke toestemming (art. 6 lid 1 sub a en art. 9 lid 2 sub a AVG), die je geeft bij het aanmaken van je account.
• Gescande documenten uitlezen: je uitdrukkelijke toestemming, telkens wanneer je kiest om te scannen.
• De app verbeteren met gebruiksstatistieken: je toestemming (art. 6 lid 1 sub a AVG), alleen als je daarmee instemt.
• Aankopen verwerken: uitvoering van onze overeenkomst met jou.

We gebruiken je gegevens nooit voor advertenties en verkopen ze nooit.

4. Dienstverleners

We delen gegevens alleen met dienstverleners die nodig zijn om VaxFile te laten werken, op basis van verwerkersovereenkomsten:

• Supabase slaat je account, gezinsprofielen en vaccinatiegegevens op servers in Frankfurt, Duitsland op.
• OpenAI (Verenigde Staten) leest gescande foto's uit en geeft de vaccinatiegegevens terug. OpenAI gebruikt ze niet voor training en bewaart ze maximaal 30 dagen voor misbruikcontrole.
• PostHog (EU-cloud) verwerkt gebruiksstatistieken, alleen als je daarmee instemt.
• RevenueCat (Verenigde Staten) beheert Premium-aankopen en ontvangt je account-ID en aankoopgegevens, maar geen vaccinatiegegevens.
• Apple en Google verwerken in-app-aankopen via de App Store en Google Play.

5. Doorgifte buiten de EU

OpenAI en RevenueCat zijn gevestigd in de Verenigde Staten. Deze doorgiften zijn gebaseerd op het EU-VS Data Privacy Framework, met EU-standaardcontractbepalingen als aanvulling.

6. Opslag en beveiliging

Je account, profielen en vaccinatiegegevens worden opgeslagen in de EU (Frankfurt) en versleuteld tijdens verzending en opslag. Row-level security zorgt ervoor dat geen andere gebruiker bij je gegevens kan. Profielfoto's staan in een privé-opslag die alleen toegankelijk is voor je account.

7. Bewaartermijnen

• Account, profielen en vaccinatiegegevens: zolang je account bestaat. Als je je account verwijdert, verwijderen we deze gegevens binnen 30 dagen.
• Gescande foto's: worden niet door VaxFile opgeslagen. OpenAI bewaart ze maximaal 30 dagen.
• Gebruiksstatistieken: worden door PostHog maximaal 1 jaar bewaard en verwijderd als je je account verwijdert. Als je de statistieken uitzet, worden er geen nieuwe meer verzameld.
• Aankoopgegevens: zolang fiscale en boekhoudkundige wetgeving dat vereist.

8. Je rechten

Waar je ook woont, je hebt het recht op:

• inzage in de gegevens die we over je hebben
• correctie van onjuiste gegevens
• verwijdering van je gegevens
• beperking van of bezwaar tegen de verwerking
• ontvangst van je gegevens in een overdraagbaar formaat
• intrekking van je toestemming op elk moment, zonder gevolgen voor de verwerking daarvoor. Gebruiksstatistieken zet je uit in Instellingen. Je toestemming voor je vaccinatiegegevens intrekken betekent je account verwijderen, omdat VaxFile niet zonder die gegevens werkt.
• het indienen van een klacht bij een toezichthouder voor gegevensbescherming, bijvoorbeeld in het land waar je woont. Onze toezichthouder is de Berliner Beauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit (de Berlijnse toezichthouder voor gegevensbescherming). In Zwitserland kun je terecht bij de federale toezichthouder voor gegevensbescherming en openbaarheid (FDPIC).

Wil je een van deze rechten uitoefenen? Mail ons via support@vaxfile.app. We reageren binnen een maand.

9. Ben je verplicht gegevens te verstrekken?

Geen enkele wet verplicht je daartoe. Om VaxFile te gebruiken heb je een account nodig en moet je toestemming geven voor het opslaan van je vaccinatiegegevens. Scannen en gebruiksstatistieken zijn optioneel.

10. Geautomatiseerde besluitvorming

We nemen geen besluiten over je die uitsluitend op geautomatiseerde verwerking zijn gebaseerd. De AI-scan stelt alleen gegevens voor, die je controleert voordat je ze opslaat.

11. Gegevens van kinderen

VaxFile is bedoeld voor ouders en verzorgers. Alle gegevens over kinderen worden ingevoerd door de ouder of verzorger die het account beheert. We verzamelen niet bewust gegevens rechtstreeks van kinderen.

12. Deze website

vaxfile.app wordt gehost door Netlify, dat je IP-adres verwerkt in serverlogs om de site te leveren. De website gebruikt geen analytics en geen cookies.

13. Wijzigingen en contact

Over belangrijke wijzigingen informeren we je in de app. De actuele versie staat altijd op vaxfile.app/privacy. Vragen? Mail ons via support@vaxfile.app.

14. Aanvullende informatie voor gebruikers in Australië en Mexico

Australië

Als je in Australië woont, verwerken we je persoonsgegevens volgens de Privacy Act 1988 (Cth) en de Australian Privacy Principles. Vaccinatiegegevens zijn gezondheidsinformatie en daarmee gevoelige informatie onder die wet. We verzamelen ze alleen met jouw toestemming.

Doorgifte naar het buitenland: je gegevens worden buiten Australië opgeslagen en verwerkt: in Duitsland (Supabase, Frankfurt; PostHog EU-cloud als je daarvoor kiest) en in de Verenigde Staten (OpenAI voor het scannen, RevenueCat voor aankopen). Verwerkersovereenkomsten verplichten deze partijen je gegevens te beschermen.

Inzage en correctie: de meeste gegevens kun je zelf in de app bekijken en corrigeren. Voor al het andere mail je naar support@vaxfile.app. We reageren binnen 30 dagen.

Klachten: mail naar support@vaxfile.app en beschrijf je klacht. We reageren op klachten binnen 30 dagen. Ben je niet tevreden met onze reactie, dan kun je een klacht indienen bij het Office of the Australian Information Commissioner (OAIC): oaic.gov.au.

Datalekken: als een datalek je waarschijnlijk ernstige schade toebrengt, informeren we jou en het OAIC, zoals het Notifiable Data Breaches-stelsel vereist.

Mexico

Als je in Mexico woont, bevat de Spaanse versie van deze privacyverklaring de volledige privacyverklaring (aviso de privacidad integral) die de Mexicaanse federale wet op de bescherming van persoonsgegevens in handen van particulieren vereist. Lees in het Spaans.